Comment mettre en place un espace de travail collaboratif dans votre entreprise ?

Encore appelé espace de coworking, open space ou plateforme collaborative, l’espace de travail collaboratif donne un accès libre aux bureaux lors de la présence d'employés sur le site. Ces derniers ont, à leur disposition :

• des appareils numériques,
• une zone de pause ou de restauration,
• les documents et dossiers physiques,
• un accès à Internet…

Au fil des années, l’espace de travail collaboratif s’est imposé comme un élément central des activités de l’entreprise.

Et pour cause, créer un espace de travail collaboratif permet :

• d’encourager les échanges,
• de prôner l’entraide
• et de limiter les individualités au sein d’une entreprise.

Aménager l’espace

Rien ne doit être laissé au hasard lors de la création d’une plateforme collaborative. Pour l’aménagement, voici les 4 critères principaux à prendre en compte :

• Le confort : il s’agit d’éléments tels que la disposition des outils collaboratifs et des équipements informatiques, la climatisation, le chauffage, la luminosité ...
• La proximité : aménagez l’espace de manière à faciliter les échanges et les conversations entre les collaborateurs. En parallèle, certaines équipes n’interagissent pas régulièrement et n’ont pas besoin d’être proches les unes des autres. Ne négligez donc pas la gestion de cette distance ;
• L’acoustique : accordez une importance particulière à l’acoustique, car il n’est pas rare qu’un bureau soit utilisé à différentes fins. Pour cela, veillez à ce que le local soit à l’abri des nuisances sonores provenant de l’intérieur ou de l’extérieur ;
• L’intimité : afin de garantir la réussite des projets, assurez-vous que chaque collaborateur ait son espace privatif.

Bien choisir le mobilier

Le mobilier doit, idéalement, être flexible et modulable. De cette façon, il s'adaptera aux attentes de tous les collaborateurs.

Prévoyez aussi des aménagements personnalisables et modulaires, ainsi que des meubles ergonomiques.

Mettre en place un cadre adapté aux employés

Avant de créer une plateforme collaborative, anticipez tous les projets qui y seront réalisés.

Selon les personnes qui circuleront dans le local, les missions à effectuer et les services, vous aurez besoin de fauteuils aux multiples fonctionnalités, de longues tables de réunion, de bureaux partagés, de bureaux individuelsPour plus de praticité, privilégiez les outils collaboratifs peu encombrants et faciles à transporter.

Agencer et organiser l’espace

Pour que les collaborateurs travaillent avec efficacité, la mise en place de l’open space s’articule autour de 3 zones :

• Une salle de réunion : dans ce lieu formel et restreint, les collègues travaillent main dans la main et échangent leurs idées. Il comprend généralement des écrans, des tableaux ... Ainsi, les collaborateurs ne sont pas exposés à d’éventuelles distractions ou interruptions. Ils sont plus concentrés et leur créativité est davantage stimulée ;
• Une aire de rencontres : ce lieu de socialisation comporte un distributeur, une machine à café… Les employés s’y rendent pour se reposer ou pour des moments de détente, de relaxation…
• Un espace mixte : il se présente comme un équilibre entre les 2 zones précédentes. Mais même s’il permet la collaboration et les discussions, il demeure informel.

Diversifier la surface

Créez des surfaces avec diverses thématiques et ambiances. Vous pouvez, par exemple, développer des zones élaborées ou minimalistes. Et pourquoi ne pas opter pour un thème naturel, avec des végétaux et des meubles en bois ?

Les employés choisiront l’espace le mieux adapté à leurs envies du moment ou des projets à réaliser.

Vous vous demandez encore quel est l’intérêt de mettre en place une plateforme collaborative ? Les avantages suivants devraient vous convaincre  :

• L’enrichissement des liens sociaux entre les collaborateurs : ces derniers communiquent plus facilement et tissent des liens sociaux ;
• Le développement de la productivité des employés : les salariés sont plus productifs, créatifs et motivés. Ils s’investissent beaucoup dans leurs missions au quotidien ;
• L’amélioration du management des équipes : du fait de l’absence de bureaux cloisonnés individuels, les barrières hiérarchiques sont plus souples. Les employés profitent d’un management bienveillant et participatif.