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Aujourd’hui, de nombreuses entreprises choisissent d'organiser leurs espaces en open space. Cette configuration crée de la synergie entre les équipes et permet de gagner de la place et donc de faire des économies. Voici 4 conseils pour aménager au mieux cet espace de travail commun.
Open space : attention aux normes en vigueur !
Si l’open space peut être aménagé assez librement, il y a tout de même des prérogatives à respecter, afin que chacun de vos employés s’y sentent bien. Même si ce sont des bureaux ouverts, chaque collaborateur doit en effet pouvoir s’y créer un espace qui lui est propre, dans lequel il peut travailler en toute sérénité. Pour cela, certaines normes s’appliquent :
- Prévoyez 11 m² d’espace par personne dans l’open space.
- Cette mesure s’étend à 15 m² par personne dans un open space bruyant (par exemple, celui des responsables du service après-vente qui doivent être souvent au téléphone).
- Ne dépassez pas plus de 5 personnes d’un service donné dans un open space, 10 personnes si la pièce est particulièrement grande.
Créez des synergies entre les services. Le service commercial et le service marketing & communication, par exemple, sont souvent amenés à travailler ensemble, vous pouvez donc les placer dans un même open space.
Prévoyez des espaces excentrés accessibles à tous
Travailler en open space peut être aussi stimulant que pesant. Pour ceux qui ont besoin de calme, de concentration, être entourés en permanence de tous leurs collègues (et parfois les plus bruyants) peut être compliqué au quotidien. De ce fait, ne composez pas votre open space uniquement de bureaux, avec aucun endroit pour s’isoler : pensez à aménager des espaces « calmes », placés en retrait des postes, sur lesquels chacun peut s’installer pour faire une réunion informelle sans déranger les autres ou pour retrouver de la concentration.
De même, si vous le pouvez, des espaces de réunions fermés placés au milieu de l’open space seront toujours les bienvenus. Cela permettra à vos collaborateurs de se retrouver facilement, sans devoir traverser tout le bureau, ce qui est dérangeant pour les autres.
Meublez confortablement l'open space
Pour éviter qu’open space ne rime avec manque d’intimité, de place ou d’espace personnel, il faut l’aménager avec soin ! Tout d’abord, prévoyez suffisamment de place entre chaque chaise (donc chaque employé) afin que chacun puisse se créer un espace d’intimité. Vous pouvez également choisir de meubler votre open space avec du mobilier acoustique : canapé, bureaux, cloisons… Aujourd’hui, il existe des versions « pare-bruit » de beaucoup d’objets !
Choisissez du mobilier simple, aux couleurs qui favorisent la concentration (pas d’orange ou de rouge vif, même si ce sont les couleurs de votre logo) et choisissez des bureaux aux formes rectangulaires classiques, facile à manipuler et à investir.
N’oubliez pas les plantes, qui permettent de « cloisonner » certaines espaces et d'apporter de la sérénité à cette ambiance de travail.
Pour faire des économies, pensez à la récupération ! L'upcycling est tendance, même dans les espaces professionnels.
Aménagement de votre open space : pensez « flex-office » !
Depuis la crise du COVID-19, les habitudes de travail ont été considérablement chamboulées. Aujourd’hui, les employés ont envie et besoin de plus de flexibilité et de télétravail.
Cette nouvelle façon de travailler ruisselle bien sûr sur l'organisation des open space, pensez donc au flex-office. Proposez aux employés qui le souhaitent d’abandonner l’idée du « bureau attitré » et laissez-les s’installer où ils veulent lorsqu'ils arrivent le matin. Vous pouvez aussi proposer à deux salariés de partager un même bureau, l’un l’investissant quand l’autre est en télétravail… et vice-versa.
Pour rassurer tout le monde par rapport à ces allées et venues dans le bureau, renforcez le protocole de nettoyage chaque soir après le départ des employés afin que chacun soit serein en arrivant au bureau.
Pensez à fournir à vos employés des caissons ou des casiers fermant à clés pour que chacun puisse laisser des affaires au bureau sans avoir peur de se les faire voler. Cela leur permettra de s’approprier un peu mieux l’espace de travail tout en pouvant s'absenter.
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