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Lorsque vous cherchez des nouveaux bureaux, vous devez en premier lieu élaborer une liste de critères pour bien les choisir. Prix, localisation, surface, mais aussi équipements, nous vous aidons à organiser votre recherche pour trouver le prochain siège de votre société.
L’emplacement, l’un des critères n°1 dans une recherche de bureaux
L’un des premiers critères à intégrer pour votre recherche de bureaux, c’est l’emplacement. Celui-ci va être déterminant pour vos trajets et ceux de vos employés, mais influencera aussi votre budget et vos besoins en termes d’espace et d’agencement. En effet, si vous choisissez de louer ou acheter des bureaux en plein centre-ville ou dans un quartier d’affaire très prisé, vous devrez alors faire des concessions sur la surface ou bien gonfler votre budget. A contrario, si vous préférez opter pour des locaux plus excentrés, vous pourrez obtenir une surface plus grande, pour moins cher.
L’emplacement idéal de vos futurs bureaux dépendra aussi de la nature de votre activité : une start-up sera mieux si elle est placée dans les quartiers branchés d’une ville, tandis qu’une PME/TPE tournée vers l’export de marchandise devra se trouver proche des grands axes routiers pour faciliter son activité.
Pensez également, dans la mesure du possible, à choisir vos bureaux dans un quartier dynamique, dans lequel vous pourrez trouver des services, restaurants et autres établissement facilitant votre vie professionnelle quotidienne.
Privilégiez tout de même des bureaux qui soient facilement accessibles, pour vous, vos employés, mais aussi vos clients. Assurez-vous de la présence de places de parking ou de réseaux de transports en commun proches de votre futur siège.
Réussir votre recherche de bureaux : les prix
Les prix sont, avec l’emplacement, primordiaux lorsque l’on recherche des bureaux. Que vous soyez dans un projet de location ou dans un projet d’achat, vous devez bien établir votre budget en amont, car celui-ci va fortement influencer les dépenses de votre société. En location, le loyer devra être suffisamment amorti par votre chiffre d’affaires, tandis qu’en achat, vous devrez pouvoir obtenir un prêt auprès de votre banque... et donc prévoir l’amortissement de votre remboursement dans vos revenus également. De ce fait, élaborez un budget prenant des hypothèses basses et hautes, afin de voir l'ampleur de votre marge de manœuvre.
Lorsque vous recherchez vos futurs bureaux sur Internet n’hésitez pas également à faire des recherches par prix, afin d’être sûr de rentrer dans vos frais.
La surface idéale pour vos futurs bureaux
Pour ce qui est de la taille de vos futurs bureaux, celle-ci dépendra bien évidemment du nombre de salariés que vous comptez dans votre entreprise. Pour que chacun se sente bien, il est courant de se dire qu’il faut compter environ 4 à 6 m² par personne dans les open-spaces, 10 à 12 m² par personne pour les bureaux individuels fermés, et 3 à 5 m² par personne pour les salles de réunion.
La surface est un critère lui aussi essentiel dans votre recherche de bureaux. Si elle est insuffisante, le quotidien peut être compliqué et vous prenez le risque de devoir re-déménager peu de temps après. Si elle est trop importante, vous aurez de l’espace perdu et donc de l’argent perdu.
De l’espace supplémentaire est toujours plus intéressant que de l’espace insuffisant. Vous pourrez utiliser ces m² additionnels pour créer des salles de repos et de loisirs pour plus de bien-être en entreprise. Si votre structure est en pleine croissance, vous pourrez les utiliser pour créer de nouveaux postes de travail.
Choisissez un bureau au confort moderne et optimisé
Il n’y a pas que le prix, la surface et la localisation qui importent lorsque vous cherchez de nouveaux bureaux pour votre entreprise. Pensez également à la qualité, la modernité et au confort des équipements qui le composent : les ascenseurs, la connexion internet (et notamment la présence de la fibre), les interphones et/ou digicodes, le mobilier déjà présent et les installations de cuisine et de sanitaires, le chauffage et la climatisation. Bref, projetez-vous dans votre utilisation quotidienne de ces bureaux, que ce soit pour vous ou vos employés.
Le bien-être étant une donnée très importante pour les travailleurs, choisissez des bureaux dans lesquels vous vous sentirez bien et dans lesquels vos salariés seront épanouis.
Hiérarchisez vos besoins : sur quoi êtes-vous prêt à faire une concession par rapport à un autre critère ? Par exemple, pouvez-vous allouer un budget plus important à vos futurs locaux si ceux-ci sont dans un quartier d’affaire prisé ? Posez-vous ces questions avant de commencer votre recherche pour l’optimiser et ne pas vous tromper.
Location de bureaux : soyez attentif au bail de location proposé
Louer des bureaux, c’est un engagement pour au moins six ans ! De ce fait, si vous n’êtes pas dans une démarche d’achat, choisissez attentivement votre bailleur. Vous devrez en effet être vigilant quant à sa fiabilité et son professionnalisme, mais également par rapport au type de bail de location que celui-ci va vous proposer : professionnel ou commercial.
Notez que le second est le plus avantageux pour vous, locataire, et ne s’applique pas qu’aux commerces. Les industries et les artisans peuvent aussi contracter un bail commercial, qui sera signé pour une durée minimale de 9 ans, mais résiliable en fin de période triennale (c'est pourquoi on l'appelle le bail « 3-6-9 »). Le bail professionnel, lui, s'applique aux activités non-commerciales pour une durée minimale de 6 ans.
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