Notre guide pour organiser les emplois du temps façon « flex office »

Juliette Cadot 05 avr 2021
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La crise du COVID-19 a bouleversé des habitudes de travail que l’on croyait acquises. Après plusieurs années où le « présentiel » était ce qui prévalait, les normes changent et c’est le « flex-office » qui s’impose. Suivez notre guide pour organiser vos équipes et les emplois du temps en conséquence.

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Notre guide pour organiser les emplois du temps façon « flex office »
Pensez à mettre à disposition de vos collaborateurs des outils de réservation de bureaux en ligne et d'agendas partagés. ©JohnnyGreig
Sommaire

Combien de jours de télétravail proposer à vos employés ?

Avant d’organiser les emplois du temps pour adapter votre entreprise à ces nouvelles normes de travail, vous devez identifier le nombre de jours de télétravail que vous souhaitez et/ou pouvez allouer à vos collaborateurs. Sans travail à la maison, pas de flex-office !

Pour ce faire, vous pouvez commencer par demander à vos salariés ce qui leur semble être le rythme le plus adapté via un formulaire à remplir, de façon anonyme ou non. Vous pourrez ainsi vous adapter en fonction de la moyenne générale ou bien faire du cas par cas, en fonction des services. Pensez également à moduler votre proposition selon les expertises de chacun. Certains métiers demandent plus de présence que d’autres.

Si vous êtes le patron ou le responsable des ressources humaines d’une petite entreprise, préférez plutôt vous adapter aux envies/besoins de chacun en termes de télétravail afin que tous puissent s'y retrouver.

Organisez vos espaces de travail en conséquence

L’autre socle sur lequel repose « flex-office », en plus du télétravail régulier, ce sont des bureaux et des espaces de travail adaptables aux allers et venues de vos différents employés.

Vous devez donc demander à chacun d’investir le moins possible chacun des bureaux : exit les places attitrées, les bureaux personnalisés et les multitudes de photos de famille sur le poste de l’un, les affaires personnelles sur celui de l’autre. Chaque espace doit pouvoir être utilisé par le collaborateur A le lundi, puis par le collaborateur B le mardi. Il est donc important de briefer vos équipes à ce propos.

Pensez à proposer tout de même des casiers individuels pour chacun de vos employés afin que ceux-ci ne se sentent pas lésés et puissent laisser des affaires personnelles au bureau en toute sérénité.

Utilisez des outils en ligne pour coordonner les emplois du temps

Pour ne pas devoir recouper les emplois du temps de chacun et vous lancer dans un casse-tête sans fin chaque semaine, pensez plutôt aux outils en ligne pour organiser les tableaux de présence hebdomadaire. En plus des agendas partagés et collaboratifs, il existe des logiciels vous permettant de renseigner le nombre de places disponibles chaque semaine, des plans du bureau et des salles de réunion et des options pour que vos collaborateurs puissent réserver une place à un poste donné, une place de parking, bref, tout ce qu'il faut pour éviter les cafouillages le lundi matin.

Coworlib, Flitdesk, Roomz… Il existe de nombreuses applications qui vous permettront d’organiser facilement les emplois du temps.

Pensez à vous adapter selon la taille de vos équipes et de vos services

Enfin, notez qu’il ne sera pas tout à fait judicieux de rendre l’entièreté du bureau disponible à la réservation de place, à moins que vous ne géreriez une équipe de plus ou moins 10 personnes. Préférez plutôt fonctionner par services : les installations nécessaires à l’exercice du métier de développeur ou du métier de commercial ne sont pas les mêmes ! Les premiers ont besoin de difféents écrans tandis que les autres auront besoin de lignes téléphoniques. Egalement, les premiers travailleront dans le calme tandis que les seconds auront besoin de pouvoir téléphoner.

 La solution sera donc de proposer une solution de flex-office par service et de limiter/laisser la possibilité de réserver uniquement aux personnes du service donné.

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