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Coûts de location réduits, optimisation des espaces de travail… Les bureaux partagés ont le vent en poupe ! Pour autant, comme dans toute colocation, il est important de savoir trouver une organisation qui convienne à tous, que ce soit à vos collaborateurs ou à vous-même.
Bureaux partagés, de quoi parle-t-on ?
Concept de plus en plus populaire depuis la fin de la crise sanitaire et l’essor grandissant du télétravail, les bureaux partagés permettent de regrouper plusieurs salariés d’entreprises différentes au sein d’un même local.
Une sorte de colocation de travail qui permet aux propriétaires de maintenir un bon taux d’occupation des locaux, tout en offrant aux locataires la possibilité de réduire les coûts de service et de location.
Il n’est d’ailleurs pas rare que l’entreprise propriétaire occupe elle-même une partie des bureaux, le système de partage permettant de compléter les bénéfices par un revenu locatif.
C’est aussi un bon moyen de partager son quotidien de travail avec d’autres collègues qu’ils exercent dans une domaine similaire ou complètement différent. De quoi se créer un réseau rapidement et efficacement !
Les bureaux partagés sont monnaie courante en ce qui concerne les professions libérales, notamment médicales et paramédicales. Pour les travailleurs indépendants, c’est aussi une alternative intéressante au travail de chez soi.
Bureaux partagés : les indispensables
Pour les personnes ou entreprises voulant tirer le meilleur de ce type de location, le budget n’est pas l’unique intérêt.
Ce type de bien va de paire avec un certain nombre de services inclus dans la location, mais aussi de différentes zones utiles aux besoins des salariés installés.
C’est le cas des espaces de réunions, mais également des espaces prévus pour passer des appels, des zones de détente (machines à café, coin cuisine), des points d'eau comme l’évier, les toilettes ou même éventuellement des douches.
Au-delà de ces espaces, du matériel est souvent mis à disposition de tous.
Une connexion internet de qualité et des accès aux imprimantes ou aux copieurs, sont une priorité pour les bureaux partagés.
Communication et organisation : les maîtres mots
Il est indispensable de mettre en place une certaine organisation pour que tout fonctionne sans anicroche entre les différentes entreprises qui occupent les lieux.
Pour cela, le plus simple reste d’instaurer une charte ou un règlement intérieur que signeront tous les occupants à leur arrivée dans les lieux.
Doivent y figurer notamment les règles en termes de propreté, de vie en communauté et d’utilisation du matériel mis à disposition.
Pensez également à mettre un point d’honneur sur la confidentialité : chaque entreprise disposant de ses propres données ou de sa bases de données, il est important que tout le monde soit assuré qu’aucune information ne soit lue ou récupérée par l’entreprise colocataire.
Pour le reste, la communication est la clé de la réussite des bureaux partagés : avoir un affichage dans une salle commune ou une messagerie instantanée commune peut permettre de fluidifier les échanges.
Il en va de même pour les réservations des salles de réunions qui peuvent être notées sur la porte, comme dans un logiciel dédié.
Si vous êtes le propriétaire des lieux, vous pouvez d’office imposer votre charte ou au contraire la créer en co-construction avec les entreprises colocataires si celles-ci sont vouées à rester dans les lieux.
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