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Réaliser un cahier des charges est la première étape du projet de déménagement de votre entreprise. Voici plusieurs conseils pour vous aider à le préparer efficacement, afin ne rien oublier.
A quoi sert un cahier des charges lors d’un déménagement ?
S’il est aussi important de préparer un cahier des charges lorsque vous préparer le déménagement de votre entreprise, c’est parce que ce document va vous servir de support pour préparer et suivre ce projet, qui peut être très complexe, en particulier si vous êtes à la tête d’une entreprise de plus de 20 personnes.
Celui-ci va regrouper tous les documents importants : plannings, inventaires du matériel et des fournitures à déménager, les informations sur les nouveaux locaux, etc. Il va être utile à la fois pour vos salariés, qui y trouveront un calendrier précis des évènements, mais également pour vos prestataires, qui trouveront toutes les informations nécessaires au bon déroulé de votre déménagement.
Certains prestataires de déménagement vous demanderont de toute manière de réaliser ce document afin de ne rien ignorer de votre entreprise, de vos anciens et nouveaux locaux et de votre projet.
Que doit contenir le cahier des charges ?
Le cahier des charges de votre projet de changement de locaux doit contenir plusieurs éléments indispensables :
- La présentation et la description de votre entreprise (utile pour vos prestataires).
- Le calendrier prévisionnel : la date souhaitée de déménagement et d’emménagement, la date d’intervention des prestataires de ménage…
- Les plans et les accès des anciens et des nouveaux locaux.
- L’inventaire du mobilier, du matériel et des fournitures à déménager.
- Une notice pour chaque employé lui recensant ce qu’il doit faire. Que doit-il ranger lui-même, que faut-il qu’il prépare et nettoie, etc.
- Les plannings prévisionnels.
- Les noms des prestataires, leur domaine et leur date d’intervention.
- Les contraintes particulières, inhérentes à votre entreprise ou à vos locaux.
- Les attestations d’assurance, les documents juridiques indispensables, des extraits du nouveau bail professionnel, etc.
Décrivez vos besoins, prestations attendues et contraintes particulières
Le secret pour un cahier des charges de déménagement réussi, c’est d’être à la fois exhaustif et concis. On doit pouvoir trouver facilement une réponse aux différentes questions qui vont se poser lors du changement de locaux.
C’est en particulier le cas pour les prestataires de déménagement que vous avez engagé. Ceux-ci ne font pas partie de votre entreprise, ne connaîssent pas vos anciens et nouveaux bureaux, il faut donc leur mâcher le travail au maximum.
Parlez bien en amont avec eux avant de construire votre cahier des charges, afin de leur faire savoir quelles sont les missions que vous leur confier et dans quelle ampleur. Cela évitera ainsi les mauvaises surprises et les couacs une fois le déménagement venu.
Répartissez les tâches en amont avec vos prestataires. Qui emballe et déballe les fournitures, le matériel ? Où doivent-ils être pris et déposés ? Etc.
Quand et avec qui construire ce cahier des charges ?
Comme nous vous le disions dans le paragraphe juste ci-dessus, vous devez en premier lieu préparer le cahier des charges de concert avec vos prestataires afin de leur mâcher le travail.
Pour ce qui est de l’interne à votre société, vous pouvez travailler avec votre responsable des ressources humaines si vous êtes une petite structure et si vous êtes à la tête d’une grande entreprise, vous pouvez nommer un responsable du projet de déménagement par service, afin de récolter toutes leurs remarques et contraintes émanant de chaque pôle et/ou chaque employé, afin de ne rien omettre.
Vous pouvez commencer à préparer le cahier des charges de déménagement au moment où le préavis de bail est déposé, pour vous y prendre le plus tôt possible, en particulier si vous êtes à la tête d’une entreprise de grande taille.
Pouvez-vous nous préciser pourquoi ? (facultatif)