Comment signer un bail commercial ou un bail professionnel à distance ?

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Le bail commercial doit être par principe établi par écrit. Toutefois, l’application du statut des baux commerciaux comme des règles du bail professionnel n'est pas subordonnée à la signature d’un écrit. En pratique, les parties ont toutefois intérêt à recourir à un contrat de bail écrit afin de se ménager la preuve de son existence et de son contenu, d’éviter les problèmes d’interprétation de leur volonté et de faciliter l’opposabilité du bail aux tiers :

• Le bail écrit est constaté soit dans un acte authentique, dressé par un notaire, soit dans un acte sous seing privé. L’un ou l’autre peut être établi sur un support papier ou un support électronique et être signé par voie électronique.

• L’acte électronique a la même force probante dès lors que la personne dont il émane peut être dûment identifiée et que l’acte est établi et conservé dans des conditions de nature à en assurer l’intégrité. 

La signature électronique doit également répondre à des critères précis de fiabilité et de sécurité. Elle consiste en l'usage d'un procédé technique fiable d’identification, fondé sur des données cryptées, garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache, l'identité du signataire et l'intégrité de l'acte signé. Il existe trois niveaux de signature électronique correspondant à 3 niveaux de fiabilité (simple, avancé et qualifié).

A défaut d’utiliser la signature électronique, le bail devra être transmis par voie postale pour signature par chaque partie, et établi en autant d’exemplaires originaux que de parties. Le risque va consister en l’impossibilité de vérifier l’identité du signataire et sa signature, sauf à faire vérifier ces éléments en mairie via la procédure de légalisation de signature.

Le problème du cautionnement par la signature à distance

Le cautionnement, pour être valable, doit contenir certaines mentions, permettant à la caution de prendre conscience de la nature et de l’étendue de son engagement. Ainsi, le cautionnement ne peut être donné sous forme d’un acte sous seing privé électronique que si la caution intervient pour les besoins de sa profession. En effet, le recours à la signature électronique est interdit concernant les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s'ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession. Il n’est pas question des besoins professionnels du locataire mais bien de ceux de la caution. Cela correspond donc, par exemple, au cautionnement donné par une société mère pour le bail conclu par une filiale ou bien celui donné par une société spécialisée dans ce type de garantie. Si la caution n’intervient pas pour les besoins de sa profession, le cautionnement doit être constaté soit dans un écrit papier, soit dans un acte notarié électronique.

Avant de signer, on identifie les signataires

Pour qu’un bail soit signé à distance, il faut pouvoir identifier clairement les signataires. Sans moyen d’identification précis, les signatures pourront être contestées et donc le bail signé remise en cause. A distance, le risque de falsification de signature est plus élevé c’est pour cette raison qu’il est très important de pouvoir identifier chaque partie à l’aide de moyens fiables. Il arrive que lors de la signature d’un acte de manière électronique les parties soient moins vigilantes. Il est toutefois important pour le locataire de bien lire tout le contenu du bail. En effet, celui-ci déterminera pour toute la durée du contrat les règles régissant les relations entre les parties. L’une des parties est libre de refuser de signer électroniquement un document.