Charges locatives en location de bureaux : tout ce qu’il faut savoir

Au moment de louer des bureaux pour votre activité, vous devez bien comprendre les différentes charges locatives qui s’ajoutent au loyer principal.

Charges d’entretien et de fonctionnement

Les charges d’entretien mais aussi de fonctionnement couvrent le nettoyage des parties communes, l’entretien des espaces verts, ainsi que les services de sécurité et d’accueil. Elles incluent aussi les coûts de maintenance des ascenseurs et des monte-charges. De quoi garantir un environnement de travail sécurisé et agréable.

Charges liées aux services publics

Certaines charges locatives sont incompressibles ! C’est le cas de l’électricité, l’eau, le chauffage, la climatisation, ainsi que les services d’Internet et de téléphonie. La collecte des déchets est également incluse.

Taxes et redevances

Les charges locatives incluent aussi diverses taxes et redevances, telles que la taxe de balayage, la taxe pour les ordures ménagères, mais aussi la redevance d’assainissement. Ces frais sont facturés par les municipalités pour le maintien des services publics essentiels.

Le propriétaire se charge de régler la facture avant de récupérer la somme auprès des locataires : ce sont des charges récupérables.

En fonction des clauses de votre bail professionnel ou commercial, vous pouvez être amené à régler les charges locatives de plusieurs façons.

Contrats de location avec charges comprises

Les contrats de location avec charges comprises incluent toutes les charges dans le loyer. Cela simplifie la gestion financière car le locataire paie un montant fixe mais aussi forfaitaire couvrant gaz, électricité, Internet et services d’accueil. C’est une formule idéale pour ne pas avoir de mauvaises surprises en fin de mois.

Provisions sur charges et régularisations

Les provisions sur charges sont des paiements mensuels anticipés basés sur une estimation des coûts annuels. Ensuite, une régularisation annuelle ajuste le montant. Le propriétaire procède donc à un remboursement du trop-perçu ou demande un complément financier selon les dépenses réelles.

Attention ! Les charges locatives ne sont pas les seuls frais à ajouter au montant du loyer. D’autres dépenses annexes peuvent rapidement s’accumuler et alourdir votre taux d’effort. Voici quelques-uns de ces coûts souvent invisibles.

Dépôt de garantie et loyer d’avance

Le dépôt de garantie est une somme équivalente à plusieurs mois de loyer, exigée par le propriétaire comme assurance contre les éventuels dégâts ou loyers impayés. Il est généralement restitué à la fin du bail, sous réserve de l’état des locaux. De plus, le loyer d’avance, souvent requis pour un ou plusieurs mois, peut sérieusement impacter la trésorerie initiale de l’entreprise. C’est donc un élément à ne pas négliger !

Frais d’installation et d’aménagement

Avant de pouvoir emménager, il est souvent nécessaire de réaliser des travaux d’installation, mais aussi d’aménagement. Peinture, câblage, installation de mobilier de bureau… Le coût de ces travaux varie selon l’état initial des bureaux et le niveau de personnalisation souhaité.

Frais de fonctionnement

Qui dit bureau dit souvent photocopieur, machine à café et Internet ! Certains locaux peuvent manquer d’accès à Internet, de machines à café, de photocopieurs, de systèmes de vidéosurveillance.

Cumulés, les abonnements aux services de base d’un bureau (comme les copieurs, les machines à café, la maintenance informatique) peuvent représenter une somme conséquente. N’oubliez pas non plus le service de ménage, indispensable au bon fonctionnement des bureaux.